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⇒ Diese Option ist zu erwerben, der Preis hängt davon ab, ob die von Ihnen gewünschte Überleitung in Ihre Buchhaltung schon vorhanden ist oder ob wir das neu programmieren mussten. Grundsätzlich stellt dieser Programm-Zusatz die Rechnungen an Kunden für eine Finanzbuchhaltung zur Verbuchung zur Verfügung! Abrechnungen an Fahrer, Filialen, Eishäuser usw. – das sind keine Kunden – Abrechnungen werden auch nicht übergeleitet! Auch BILLA- oder SPAR-Filialen sind KUNDEN und keine Filialen.

 

Das folgende ist für die Überleitung der Rechnungen in die Finanzbuchhaltung wichtig:

1. Diverse Einstellungen. In 1-Datei … 1-Diverse Einstellungen gibt es eine Registerkarte mit der Bezeichnung [Finanzbuchhaltung]. Dort sind je nach eingesetzter Buchhaltung bei der Einrichtung unterschiedliche Eingaben zu erledigen. In jedem Fall finden Sie die Eingabe-Bereiche für die Debitorenkonten und für die Erlöskonten.

Debitorenkonten („Kundenkonto (numerisch) prüfen?“). In jedem Kunden-Datensatz finden Sie das Debitoren-Konto rechts neben der Kunden-Adresse. Die Debitoren-Konten sind strikt numerisch zu halten. Es hängt von Ihrem Kontenrahmen ab, welches Format die Debitoren-Konten haben, 2nnnn oder 2nnnnn usw. Beachten Sie bitte, dass für eine Auswertung der Erlöse in der Buchhaltung immer auch eine Rechnung oder ein Lieferschein=Rechnung erforderlich ist! Daher: eigene Filialen und eigene Fahrverkäufer etc. erhalten von Ihnen in aller Regel keine Rechnungen. Daher müssen deren Umsätze händisch oder automatisch aus dem Kassensystem verbucht werden!

Erlöskonten. („Erlöskonten (numerisch) prüfen?“) Zum Verbuchen von Rechnungen (= „Erlösen“) sind immer Erlöskonten nötig. In Bäckerei Plus! V2 sind die Erlöskontonummern immer numerisch und können von 1 – 999999 reichen. Jedem Erlöskonto ist ein MwSt-Satz zuzuordnen, das muss den Einträgen in der Finanzbuchhaltung entsprechen! Unter [Artikel] finden Sie im Menüpunkt K die Verwaltung der Erlöskonten. Wenn Sie die Rechnungen und Erlöse in die Finanzbuchhaltung überleiten wollen, so benötigen Sie mindestens ein Erlöskonto, vermutlich aber weit mehr für verschiedene Warengruppen und Kunden, also zB für Erlöse Filiale2 aus Kleingebäck (halber MwSt-Satz), für Erlöse Hauptgeschäft aus Schwarzbrot (halber MwSt-Satz), für Erlöse aller Geschäfte aus Handelswaren (normaler MwSt-Satz) usw. 

Erlöskonto, falls kein Erlöskonto. Auf jeden Fall ist jenes Erlöskonto anzugeben, das vom Programm automatisch einzusetzen ist, falls ein Erlöskonto fehlt.

Groschenausgleich Erlöskonto. Bei der Aufteilung von Rechnungen auf eine größere Anzahl von Erlöskonten werden unweigerlich Groschen-Differenzen entstehen, die dann in der Buchhaltung aufscheinen würden. Daher ist ein entsprechendes Konto in der Buchhaltung anzulegen und hier anzugeben.

Erlöskonto für Erlöse aus Retouren-Begrenzung. Dieses Konto ist nur für den Fall einzutragen, dass Sie eine Verbuchung „ohne Gruppen“ gewählt haben. Darüber entscheidet die letzte CheckBox auf der Registerkarte [Steuerung] in 1-Datei … 1-Diverse Einstellungen:

Grundsätzlich können aus Bäckerei Plus! V2 je Buchhaltungs-Typ (RZL, BMD usw.) vier verschiedene Verbuchungen vorgenommen werden!

A) Verbuchung mit Gruppen / ohne Gruppen

1) Die Verbuchung mit Gruppen erlaubt es Ihnen, die Kunden-Erlösgruppen und die Artikel-Erlösgruppen in einer Tabelle zu nutzen. Sie können nun in jeden Schnittpunkt von Kunden-Erlösgruppe und Artikel-Erlösgruppe dieser Tabelle ein Erlöskonto eintragen. Das bedeutet, dass Sie in der Buchhaltung zB die „Erlöse aus Schwarzbrot“ für BILLA und SPAR trennen können!

	Kunden-Erlösgruppe 1 Erlöse aus Gastronomie	Kunden-Erlösgruppe 2 Erlöse Billa	Kunden-Erlösgruppe 3 Erlöse SPAR	Kunden-Erlösgruppe 4 Erlöse von Fleischereien	Kunden-Erlösgruppe 5 Erlöse von Marktfahrern	….	Kunden-Erlösgruppe 98 – Erlöse Laufkundschaft
Artikel-Erlösgruppe 1 Erlöse Schwarzbrot 10%	40101	40201	40301	40401	40501	….	49901
Artikel-Erlösgruppe 2 Erlöse Weißbrot 10%	40102	40202	40302	40402	40502	…	49902
Artikel-Erlösgruppe 3 Erlöse Kleingebäck 10%	40103	40203	40303	40403	40503	…	49903
…..	…	…	…	…	…		…
Artikel-Erlösgruppe 75 Handelswaren 20%	40175	40275	40375	40475	40575		49975
Artikel-Erlösgruppe 99 Erlöse aus Retouren-Begrenzung	40199	40299	40399	40499	40599		49999

Dazu muss natürlich jedem Artikel eine Artikel-Erlösgruppe und jedem Kunden eine Kunden-Erlösgruppe zugeordnet werden!

Artikel-Erlösgruppen. Jeder Artikel wird einer Artikel-Erlösgruppe zugeordnet. Bäckerei Plus! V2 bietet bis zu 97 Artikel-Erlösgruppen! Die Artikel-Erlösgruppe 98 ist für die Erlöse aus der Retouren-Begrenzung reserviert! Die Artikel-Erlösgruppe 99 wird beim Start von Bäckerei Plus! V2 automatisch jenen Artikeln zugeordnet, die bisher keiner Artikel-Erlösgruppe zugeordnet wurden! Jede Artikel-Erlösgruppe ist einem MwSt-Satz zuzuordnen, denn auch die Erlöskonten sind in der Finanzbuchhaltung einem MwSt-Satz zuzuordnen!

Kunden-Erlösgruppen. Jeder Kunde wird einer Kunden-Erlösgruppe zugeordnet. Bäckerei Plus! V2 bietet bis zu 98 Kunden-Erlösgruppen. Die Gruppe 99 wird für Kunden verwendet, die bisher keiner Kunden-Erlösgruppe zugeordnet wurden!

Tabelle der Kunden-Erlösgruppen und der Artikel-Erlösgruppen. Aus den Kunden-Erlösgruppen und Artikel-Erlösgruppen ergibt sich eine Tabelle, in die Sie die Erlöskonten eintragen können. Ein Beispiel: die Kontonummern haben das Format 4kkaa (kk = Kunden-Erlösgruppe, aa = Artikel-Erlösgruppe), die Kontonummern der Erlöskonten laufen in diesem Fall also von 40001 bis 49999 – die folgende Tabelle ist nur ein Beispiel, um Ihnen zu zeigen, wie das aussehen kann:

Die hier eingetragenen Konten sind nicht nur in Bäckerei Plus! V2 sondern auch in der Finanzbuchhaltung anzulegen!

2) Verbuchung ohne Gruppen

Wer keine Verbuchung mit einer Trennung nach Gruppen wünscht, der kann es in Bäckerei Plus! V2 auch einfacher haben!

Man trägt in die Kunden-Datensätze die Debitorenkonto-Nummer ein. Das ist natürlich nur für richtige Kunden-Datensätze erforderlich. Fahrer, soferne sie nicht als Selbständige arbeiten, Filialen, Eishäuser usw. benötigen keine Debitoren-Kontonummer.

Man trägt in die Artikel-Datensätze die Erlöskonto-Nummer ein. Diese Datenfelder sind sichtbar und eingebbar, weil in 1-Datei … 1-Diverse Einstellungen auf der Registerkarte [Steuerung] die CheckBox [ ] Artikel- und Kunden-Erlösgruppen verwenden NICHT angeklickt ist.

 

 

B) Verbuchung mit / ohne Sammel-Gegenbuchungen

Wenn Sie die Überleitungsdatei für Ihre Buchhaltung erzeugen wollen, dann haben Sie sich ja schon für die Überleitung mit / ohne Gruppen entschieden. Wählen Sie 7-Rechnungen … U-Überleitung in die Finanzbuchhaltung. Da sehen Sie links oben, welche Art von Überleitung Sie gewählt haben.

In den Feldern von / bis Rechnungsdatum wird der Monatserst und der Monatsletzte als Bereich der zu überleitenden Rechnungsdaten vorgeschlagen. Sie können hier natürlich beliebige Daten eintragen, nur muss eben das Bis-Datum größer oder gleich dem Von-Datum sein!

Die Radio-Box Behandlung der Gegenbuchungen lässt Sie zwischen summierten und einzelnen Gegenbuchungen der Rechnungen wählen. Bei einzelnen Gegenbuchungen werden je Rechnung alle Gegenbuchungen in die Überleitungsdatei geschrieben, bei summierten Gegenbuchungen werden zuerst die Buchungen auf alle Debitorenkonten in die Überleitungsdatei geschrieben und dann alle Summen je Erlöskonto in die Überleitungsdatei geschrieben.

 

 

 

Fakturenjournal. Im Fakturenjournal sind nur die max. 99 Artikel-Erlöse aus der dem Kunden zugeordneten Kunden-Erlösgruppe verspeichert, die anderen sind ja unnötig. Damit das Fakturenjournal auch extern auswertbar wird, werden bei der Rechnungslegung im Fakturenjournal auch die max. 99 Erlöskonten der Kunden-Erlösgruppe verspeichert. Sie erhalten im Fehler-Protokoll der Rechnungs-Erstellung (Rechnungen und Lieferscheine=Rechnungen) den Hinweis, dass der Eintrag eines Erlöskontos fehlte! Wenn Sie das Erlöskonto nicht nachtragen, werden Sie keine Überleitung in die Finanzbuchhaltung erstellen können!

Überleitung in die Finanzbuchhaltung. Die Überleitung aller Rechnungen in die Finanzbuchhaltung (Rechnungen .. U-Überleitung in die FiBu (RZL, BMD)) wird üblicherweise am Ende jedes Monats durchzuführen sein, darin sind dann die Umsätze aus allen im Zeitraum des Monats erstellten Rechnungen und Lieferscheine=Rechnungen. Dafür ist das Fakturen-Datum entscheidend. Das Fenster für die Überleitung erstellt eine Überleitungs-Datei nach der Norm der verwendeten / gewählten Finanzbuchhaltung. Sie können zwischen Einzel-Gegenbuchungen (Splitbuchungen) und Sammel-Gegenbuchung wählen. Die Einzel-Gegenbuchungen werden zwar eine große Zahl sein, aber wenn Ihr Finanzbuchhaltungs-Programm bzw Ihr Steuerberater das so will, kein Problem. Standard ist jedenfalls die Sammelgegenbuchung. Die Summe alle Erlöse eines Erlöskontos wird also in einer Buchungszeile verbucht.