Die große Tabelle rechts im Fenster der LS-Erfassung stellt den eigentlichen Lieferschein dar. Die einzelnen Spalten sind:
Artikelnummer. Bekanntlich können sich die Artikelnummern in Bäckerei Plus! im Zahlenbereich von 1 bis 999999 befinden.
Bezeichnung. Dies ist ein Teil der Artikelbezeichnung, soviel eben in diese Spalte hineinpaßt. Normalerweise wird die Artikelbezeichnung („Maschinsemmel“) aus der Artikeldatei hier hereingeholt, jedoch ist die Artikelbezeichnung bei der Erfassung einer LS-Zeile auch änderbar bzw. überschreibbar.
Liefermenge. Hier sehen Sie die Menge, die der Kunde bestellt hat bzw., die ihm geliefert wurde. Die Liefermenge wird normalerweise positiv sein und kein Vorzeichen haben, sie kann aber auch mit negativem Vorzeichen eingegeben werden, was auf eine Minderlieferung bzw. Gutschrift schließen läßt. Für Retourware verwenden Sie unbedingt die Retourenspalte! Einerseits würden Sie den Backzettel verfälschen und andererseits die Artikel- bzw. Kundenstatistik mit falschen Retouren-Werten ungewollt „schönfärben“.
Retourmenge. Hier herein sollten Sie, falls Sie auf korrekten Retourenausweis (Mengen und Prozente) auf den Rechnungen und in der Artikel- bzw. Kundenstatistik Wert legen, ausschließlich richtige Retourware eintragen! wenn Sie statt 50 Salzstangerln nur 45 geliefert haben, so ist dies eine „Minderlieferung“ von 5 Stück und hat in der Retourenspalte nichts zu suchen. Retourmengen werden ohne Minus voran eingegeben, die Logik von Bäckerei Plus! berücksichtigt selbstverständlich diese Mengen als Abzugsposten bei Rechnungen und Statistiken! Eine Retourmenge mit vorangestelltem Minus würde auf eine Retourenkorrektur deuten. Sie haben also zB letzthin 15 Stück einer Ware als Retoure eingetragen, weil dies auf dem Beilagezettel vom Kunden so stand. Wenn Sie aber beim Nachzählen feststellten, daß es nur 10 Stück waren, dann könnten Sie heute als „Korrektur“ -5 als Retourmenge eintippen => effektiv werden dann nur 10 Stück Retourware verrechnet!
Einzelpreis. Hier herein kommt der Preis aus der dem Kunden zugeordneten Preisliste. Das geschieht bei der Erfassung der LS-Zeile ganz automatisch, es sei denn, Sie haben für diesen Artikel in der dem Kunden zugeordneten Preisliste keinen Preis eingetragen, dann werden Sie bei der LS-Erfassung zwangsweise auf die Preiseingabe geführt. wenn Sie hier immer noch auf keinem Preis bestehen – erst dann wird ein Nullpreis vom System akzeptiert. Anders ist dies beim Einfüttern einer Standard-Bestellung! Hier werden Null-Preise widerspruchslos akzeptiert. Also aufpassen! Noch etwas: Der Preis wird in dieser Spalte IMMER dargestellt, ob er auch am Lieferschein aufgedruckt wird, das entscheiden Sie selbst durch die Wahl des LS-Typs!
ERSp. (=“Endrabatt-Sperre“) In dieser Spalte erscheint ein Häkchen, wenn dem Artikelpreis in der dem Kunden zugeordneten Preisliste eine Endrabatt-Sperre zugeordnet war oder Sie per „Preisänderung“ (Alt-P in den Mengenfeldern) diese Endrabatt-Sperre explizit vergeben haben. Die Endrabatt-Sperre verhindert, daß auf der Rechnung ein eventueller Endrabatt von dieser Zeile abgezogen wird! Der Verkauf von schlecht rabattierbarer Aktionsware oder Handelsware ist also möglich, ohne daß vorher der Rabatt auf den Preis aufgeschlagen werden muß!
Die Schaltflächen [1], [2], [3], [4]: Diese vier grauen Knöpfe zeigen auf Anklicken einen der vier möglichen LSe, die der Kunde an jedem Tag haben kann. Nach Kundenanwahl wird immer der LS Nummer 1 dargestellt. Die Ziffern in den Knöpfen erhalten vom Programm unterschiedliche Farben zugeteilt:
– Grün ist der gerade angezeigte LS. Wenn Sie also auf die 4 klicken oder mit Alt-4 den Knopf [4] per Tastatur aktivieren, so wird der LS Nr. 4 angezeigt. Das drückt sich einerseits darin aus, daß die 4 am Knopf nun grün wird, andererseits, daß nun oberhalb der vier Knöpfe in großen Zeichen LS-Nr: 4 steht. Wir bearbeiten also den LS Nummer 4.
– Schwarz ist die Ziffer jedes freien Lieferscheines, der nicht angewählt ist und auch noch keine Mengen drin hat. Diesen LS können Sie noch verwenden. Wenn Sie z.B. mit LS Nr. 1 am Vormittag geliefert haben, so können Sie mit LS Nr. 2 am Nachmittag liefern. Der wird dann, bevor Sie ihn anwählen und etwas eingeben, mit schwarzer Schrift dargestellt.
– Rot ist die Ziffer eines zwar mit LS-Zeilen verspeicherten, aber nicht angewählten Lieferscheines, da wäre sie ja grün.
Daher: Beim Durchlaufen des Balkens durch die Kunden-Tabelle sehen Sie also genau, welcher Kunde wieviele Lieferscheine an diesem Tag hat! Zusätzlich können Sie die LSe eines Kunden per Klick oder Tastatur direkt wählen. Weiters folgt daraus auch, daß Bäckerei Plus! je Kunde und Tag maximal 4 Lieferscheine verwalten kann. Dies sollte für die meisten Bäckereien und die meisten belieferten Kunden ausreichen. Eine häufigere als eine 4-malige Anlieferung wird eher selten vorkommen.
Das Lieferscheindatum: Jeder Lieferschein wird durch drei Merkmale eindeutig bestimmt: die Kundennummer, das Lieferscheindatum und die Lieferscheinnummer(1-4)! Die Anzeige des LS-Datums befindet sich über der eigentlichen LS-Tabelle noch über einem Satz von 5 blauen Knöpfen („Schaltflächen“ sagt man eigentlich dazu im Computerlatein, ein eher klobiger Begriff). Beim Start der LS-Erfassung wird hier das vom Hauptmenü her bekannte „Bestelldatum“ nun als anfängliches LS-Datum präsentiert. Wir erinnern uns: Das Bestelldatum ist das Datum des nächsten österr. Werktages, gerechnet vom aktuellen Datum, das im Computer verspeichert ist. Daraus folgt, daß das im Computer eingestellte Datum unbedingt richtig sein sollte! Wenn nicht, wird Ihnen das Programm natürlich immer ein falsches LS-Datum vorschlagen … natürlich können Sie diese Errechnung in den „Diversen Einstellungen“ abschalten!
Sie können selbstverständlich das LS-Datum direkt eingeben – draufklicken und schon geht´s los. Wenn Sie also die LSe eines Kunden vom Vorjahr ansehen wollen, dann wird das eine gute Methode sein, direkt dieses LS-Datum anzuspringen. Für die bei Bäckereien eher üblichen kleineren Zeiträume gibt’s aber die unter dem angezeigten LS-Datum angesiedelten blauen Knöpfe! Mit den Tasten [+1] und [-1] blättern Sie schlicht um einen Tag vor bzw. zurück. Als Abkürzungstasten dienen die Tasten Bild-auf und Bild-ab auf Ihrer Tastatur, die befinden sich im kleinen 6er-Tastenblock über den 4 Pfeilen. (Zu den Tastatur-Kürzeln von Bäckerei Plus!. Sie können also mit einem Tastenanschlag sehen, was der Kunde gestern hatte und mit einem weiteren Tastenanschlag zurück auf ihren aktuellen Lieferschein kommen! Ganz ähnlich funktionieren die beiden Tasten [+7] und [-7], die eben um 7 Tage vor und um 7 Tage zurück blättern. Die Abkürzungstasten dafür sind Strg-Bild-auf und Strg-Bild-ab. Wenn Sie also am Mittwoch wissen wollen, was Sie vorigen Mittwoch an den gleichen Kunden geliefert haben, so ist das mit entweder per Mausklick oder per Tastenanschlag ganz einfach zu erfahren! Der Knopf [B] dient dazu, auf das Ausgangsdatum (=“Bestelldatum“) zurückzuspringen. Wo immer Sie in der LS-Datei herumgesucht haben – ein Mausklick oder die Taste Alt-B und schon sind Sie am ursprünglichen Lieferdatum zurück!