Dies ist die Kunden-Erfassung bzw. die Kunden-Änderung. Hier werden Sie Ihre Kunden erfassen bzw. deren Daten ändern, um sie dann in der Lieferschein-Erfassung etc. aufrufen zu können. Hier müssen viele Dinge festgelegt werden, damit Lieferscheine und Rechnungen immer die gleichen, natürlich richtigen, Eigenschaften aufweisen können.
Im Formular bleiben oben die Kundennummer, die Kundenadresse, der alfab. Suchbegriff, die Telefonnummer und die Kundengruppe immer sichtbar. Die CheckBox für den Status des Kunden (aktiv und inaktiv) ist ebenfalls dauerhaft sichtbar. Im unteren Teil befindet sich ein sog. Tab-Control (auch Registerkarten-Control genannt), auf dem sich die anderen Eingabe-Möglichkeiten befinden. Es ist immer nur eine der sieben Registerkarten sichtbar, die anderen Registerkarten können rechts am Tab-Control aufgeblättert werden.
[ Kundennummer ] Im oberen Teil des Fensters sehen Sie als erstes die Kundennummer. Wann immer ein Feld für die Eingabe bereit ist, dann wird es mit gelber Farbe hinterlegt – damit Sie Ihre Position am Fenster mit einem Blick erkennen können. Die Kundennummern können von 1-99999 frei vergeben werden, jeder Kunde muß eine eindeutige Kundennummer erhalten! Mit der Suchen-Schaltfläche [ 
] rechts neben dem Feld für die Eingabe der Kundennummer finden Sie die nächste frei vergebbare Kundennummer. Wenn die nicht passt, einfach nochmals draufklicken! Das Programm prüft nach Abschluss der Eingaben die Richtigkeit der Eingaben. Achtung! Beim „Ändern“ ist die Kundennummer NICHT änderbar und gegraut. Dies wurde so eingerichtet, um die Bezugnahme auf bereits erfaßte Lieferscheine oder erstellte Ausgangsrechnungs-Datensätze nicht zu zerstören!
Anmerkung: Sie können einen beliebige Kundennummer selbstverständlich ändern, für diesen Zweck gibt es ein eigenes kleines Programm, das Sie von der Kunden-Tabelle her erreichen können!
[ Kundenadresse a – d ] Unter der Kundennummer befinden sich 4 Zeilen für die Kundenadresse. Jedes Feld kann bis zu 40 Zeichen enthalten, es gibt also genügend Platz, um auch komplizierte Adressen zu erfassen.
[ PLZ + Ort s] Sie wählen in der ComboBox die für den Kunden passende Kombination von Postleitzahl und Ort aus, indem Sie auf das kleine Dreieck s im Feld der ComboBox klicken. In Bäckerei Plus! V2 ist die Kombination von Postleitzahl und Ort eindeutig! Ein eigener Eintrag in das Feld „Ort“ (wie in Bäckerei Plus! (v1) ist nicht mehr nötig und daher auch nicht möglich. Sollten Sie die gwünschte PLZ+Ort-Kombination in der ComboBox nicht finden können, so müssen Sie diese neu anlegen. Sie können die tun, indem Sie die rechts vom [PLZ+Ort]-Feld liegende, kleine quadratische Schaltfläche [ New ] anklicken: es öffnet sich die Tabelle der Postleitzahlen + Orte und Sie können da oder im zugehörigen Formular die neue PLZ+Ort-Kombination erfassen. Wenn Sie das Fenster schließen und das Formular für einen Kunden wieder angezeigt wird, so werden Sie in der aufgeklappten ComboBox die neu angelegte PLZ+Ort-Kombination vorfinden!
Achtung! Bei Auslandsadressen ist in der PLZ+Orte-Datei auch das Land einzugeben! Wie von der Post gefordert, wird dazu die Großschreibung aller Buchstaben forciert. Apropos: Die Postleitzahlen sind ohne vorstehendes A- oder D- einzugeben! (NICHT A-3021 sondern nur 3021)
[ Kunden-Suchbegriff ]. Der alfabetische Suchbegriff ist als nächstes einzutragen. Das Programm schaltet bei der Eingabe dieses Feldes automatisch auf die Eingabe mit Großbuchstaben. Das Programm besteht darauf, daß Sie einen eindeutigen Begriff verwenden! Wenn Sie also zwei Kunden mit Namen „Mayer“ haben und das Wort „MAYER“ daher zweimal als alfab. Suchbegriff eintragen wollen, so wird das schiefgehen – das Programm protestiert! Geben Sie also „MAYERFRANZ“ ein und „MAYERALOIS“ oder „MAYER1“ und „MAYER2“. Der alfabetische Suchbegriff wird für das Auffinden und Listen der Kunden in alfabetischer Reihenfolge verwendet. Die Verwendung von Umlauten, besonders als erste Buchstaben des Feldes, birgt bei der Sortierung in Tabellen und auf Listen Überraschungen in sich! Die (US-amerk.) Sortierfolge lautet nämlich: A-Z,Ä,Ö,Ü. Sie werden also Herrn „ÖSTERREICHER“ erst hinter der Firma „ZWETTLER“ finden! Vielleicht geben Sie dann doch besser „OESTERREICHER“ an Stelle von „ÖSTERREICHER“ ein …
[ Telefonnummer ] Die Telefonnummer des Kunden. Die Telefonnummer erscheint am Bildschirm für die Lieferschein-Erfassung und ermöglicht es Ihnen oder dem jeweiligen Benutzer des Computers bei der Bestellerfassung ohne Probleme den Kunden telefonisch zu erreichen.
[ Kundengruppe s]. Die Kundengruppe erlaubt die Zuordnung des Kunden zu einer gleichartigen Gruppe von Kunden, die, das sollte hier wichtig sein, eine gleichartige Preisbildung bzw. ähnliches Kaufverhalten aufweisen. Wenn Sie mehrere Märkte der Handelskette „Superkaufmarkt“ beliefern, dann wird Ihnen der Gesamtumsatz dieser Märkte wichtig sein. In der Kunden-Statistik ist daher die Eingrenzung zB nur auf die Kunden der Kundengruppe x „Superkaufmarkt“ möglich, trotzdem deren Kundennummern nicht nebeneinander liegen. Holen Sie die richtige Kundengruppe mit dem s aus der ComboBox heraus oder legen Sie eine neue mit [ New ] an.
[ Status Kundensatz ] Die check-box Status Kundensatz kann mit einem Klick auf INAKTIV gesetzt werden. Inaktive Kunden erscheinen nicht in der Kundentabelle der Lieferschein-Erfassung! Alle Kunden ohne Kreuzchen hier drin sind daher AKTIV, können also in der Lieferschein-Erfassung gesehen werden und ihre Lieferscheine können bearbeitet werden.
Die 5 Karteikarten des Kundenfensters im Detail:
– Rechnungsadresse
Nur mit Klick auf die Schaltfläche [OK] werden die eingegebenen Daten verspeichert! Das Programm überprüft, ob wichtige Daten überhaupt eingegeben wurden, bzw. richtig eingegeben wurden. Wundern Sie sich nicht wenn Sie vom Programm auf fehlende Eingaben hingeführt werden. Beachten Sie, daß manche Eingaben, obwohl sie nicht auf Richtigkeit überprüft werden können, ebenso wichtig sind! (zB ohne Häkchen bei „Kundenbestellungen am Backzettel“ – Sie werden sich sehr wundern, wenn die Bestellungen dieses Kunden nicht am Backzettel aufscheinen … also: Augen auf! und alle Eingaben beachten)
Die Schaltfläche [Abbruch] bricht den Eingabe- bzw. Änderungsvorgang ohne etwas zu verspeichern ab und schließt, ebenso wie das Kreuzchen in der rechten oberen Ecke des Fensters eben dieses Fenster. Eine Prüfung der Eingabedaten erübrigt sich daher!