Die Karteikarte Rechnungen enthält:
[ Sammel-Rechnungs-Typ s] Klicken Sie auf das kleine auf der Spitze stehende Dreieck rechts im Feld – damit geht eine kleine Liste auf, aus der Sie wählen können. Sie haben die Wahl zwischen „Keine Sammelrechnung“ (der Kunde erhält, wenn überhaupt, nur Sofortrechnungen und ist daher für die Erstellung von Sammelrechnungen gesperrt!), „Summierte Rechnung“ (Lieferungen gleicher Artikel mit gleicher Bezeichnung und gleichen Preis werden summiert. ZB 10 x 10 Semmeln geliefert = 1 Zeile mit 100 Semmeln) und „jeder Lieferschein einzeln“ (Lieferschein für Lieferschein wird nacheinander mit allen seinen Zeilen auf der Rechnung angeführt). Die drei Rechnungs-Typen „Re mit Tabelle (7 Tage)“, „Re mit Tabelle (11 Tage)“ (=“Dekadenrechnung“) und „Re mit Tabelle (16 Tage)“ drucken eine in die Rechnung integrierte Aufstellung über die Liefer- und Retourmengen im genannten Zeitraum. Beachten Sie, daß Sie je Kunde wählen können, ob die Rechnungen in Hoch- oder Querformat gedruckt werden sollen und wählen Sie wegen des eher beengten Platzes für die Rechnungen mit Tabelle für 11 oder 16 Tage eher das Querformat, falls nichts wirklich wichtiges dagegen spricht.
[ Re-Kopien beim Druck s]. Sie wählen zwischen einer, zwei und drei Rechnungskopien zusätzlich zum Original beim Ausdruck. Das sind keine Durchschläge, sondern hintereinander gedruckte gleiche Rechnungen, damit Ihnen Duplikate für Ablage und Buchhaltung zur Verfügung stehen. Wenn ein Beleg aus mehreren Seiten besteht, so wird immer erst ein vollständiger Beleg gedruckt, dann der nächste.
[ Rechnungstext für diesen Kunden s] Sie wählen aus der ComboBox einen der verfügbaren Rechnungstexte aus. In der Combobox sehen Sie in jeder Zeile die Nummer und den zugehörigen Suchbegriff des Rechnungstextes, im darunter liegenden Text-Kontrollfeld („Info: Rechnungs-Text:“) können Sie den ganzen Rechnungstext inspizieren, aber nicht eingeben oder ändern! Achtung! Es ist nicht möglich, keinen Rechnungstext zuzuordnen, Sie können dafür aber einen leeren Rechnungstext samt zB dem Suchbegriff „kein Re-Text“ ‚in Vorrat‘ halten. Der Rechnungstext wird im Fussteil der Rechnungen angedruckt und kann zB einen Informations- oder Werbetext enthalten. Auch Ihre Bankverbindung etc. kann dort untergebracht werden. Die Höhe des Werbetextes ist beliebig, Sie sollten auf dem Papier halt noch Platz für die Rechnungszeilen freilassen … Wenn es keinen passenden Rechnungstext gibt, so klicken Sie die Schaltfläche [ New ], es wird die Tabelle der Rechnungstexte geladen und Sie können einen neuen Rechnungstext anlegen. Nach Schließen der Fenster für das Anlegen eines Rechnungstextes werden Sie die neu angelegten Rechnungstexte in dieser ComboBox vorfinden!
[ Rechnung auf Querformat? ] Ein Kreuzchen in dieser check-box bedeutet, daß die Rechnungen an diesen Kunden im Querformat gedruckt werden. Daher: kein Kreuzchen => Hochformat.
[ RetourenSpalte auf Re? ] Sie können mit einem Häkchen wählen, ob auf den Rechnungs-Typen 1+2 (Sammelrechnungen und Re mit allen Lieferscheinen einzeln) eine Retourenspalte angedruckt werden soll. Wenn nicht, so werden – im Falle daß der Kunde Retouren hatte – diese auf der Rechnung von den Liefermengen gleich abgezogen. Gilt für Sammel- und auch Sofortrechnungen (LS = Rechnung), damit der Kunde immer gleichartige Belege erhält. Diese Einstellung ist unwirksam für die Rechnungen mit Tabelle für 7,11 und 16 Tage – hier werden die Retouren immer in der Tabelle eingedruckt, außer, der Kunde hatte keine Retouren, dann bleiben die Retourenzeilen eben frei.
[ Retouren%e auf Rechnungen? ] Hier können Sie festlegen, ob auf allen Rechnungen an diesen Kunden die in der Rechnung enthaltenen Retourenprozente (auf den Lieferwert bezogen!) angedruckt werden sollen oder auch nicht.
[ Kunden-Typ s] Wir unterscheiden zwischen echten Kunden, die Rechnungen mit Rechnungsnummern erhalten und „Kunden“ (Filialen, Fahrer und Eishäuser), die zwar u. U. abgerechnet, aber keinesfalls Rechnungen mit Rechnungsnummer erhalten dürfen. Letzte erhalten als „Sammelrechnungen“ Abrechnungen ohne Rechnungsnummer, diese Abrechnungen werden natürlich nicht in der Ausgangsrechnungsdatei verspeichert.
[ Fakturenperiode für diesen Kunden s] Zur einfachen Zusammenfassung der Kunden beim Drucken der Sammelrechnungen ordnet man sie einer gemeinsamen Fakturen-Periode zu. Man kann dann bequem mit Bäckerei Plus! V2 alle Rechnungen gemeinsam in einem Arbeitsgang erstellen lassen – also z.B. alle Rechnungen für die monatlich abzurechnenden Kunden in einem Durchgang drucken lassen. Mittels der Schaltfläche [ New ] wird die Tabelle der Fakturenperioden aufgerufen und Sie können eine neue Fakturenperiode anlegen! Das Anlegen der Fakturenperioden ist selbstverständlich auch vom Hauptmenü her möglich. Beachten Sie bitte bei Verwendung der Rechnungstypen mit Tabelle, daß der Abrechnungszeitraum gleich oder kleiner als die gewählte Tabellengröße sein sollte! Jedoch: Bäckerei Plus! V2 druckt auch eine Monatsabrechnung auf der Tabelle mit 7 Tagen korrekt – die Tabelle zegt eben nur die ersten 7 Tage der Abrechnung, ein diskretes Sternchen in den Mengenfeldern deutet darauf hin, daß da noch was war …
[ Zahlungskondition für diesen Kunden s] In der ComboBox stehen die Zahlungskonditions-Nummer und die Kurz-Informationen zur Zahlungskondition zur Auswahl. Mittels der Schaltfläche [ New ] kann die Tabelle der zahlungskonditionen aufgerufen werden und es kann eine neue Zahlungskondition erfasst werden. Nacfh Rückkehr zu diesem Fenster werden Sie die neu angelegte Zahlungskondition in der ComboBox zur Auswahl vorfinden. Zahlungskonditionstexte sind reine Texte, die auch Bankverbindungen etc. enthalten könnten. Der Text kann sogar mehrere Zeilen umfassen. In der Erfassung der Zahlungskonditionen kann nicht nur der Zahlungskonditionstext sondern es können auch die rechnerischen Werte der Zahlungskondition erfaßt werden. Dies wurde vorgesehen, um später sowohl Mahnmöglichkeiten wie auch Überleitungen in angeschlossene Finanzbuchhaltungen zum Programm hinzufügen zu können.
[ Rechnungsadresse rechts ý] Sie haben Fensterkuverts mit einem rechts eingebauten Fenster? Kein Problem, Bäckerei Plus! V2 druckt die Kundenadresse auch rechts auf die Rechnungen. Dies kann sogar je Kunde gesteuert werden. Das gleiche gilt übrigens auch für die Lieferscheine! Vergessen Sie bitte nicht, in der jeweiligen Formularanpassung anzugeben, wieviele Millimeter vom rechten Rand die Adresse gedruckt werden soll.