⇒ Diese Option ist zu erwerben, der Preis hängt davon ab, ob die von Ihnen gewünschte Überleitung in Ihre Buchhaltung schon vorhanden ist oder ob wir das neu programmieren mussten.
Grundsätzlich stellt dieser Programm-Zusatz die Rechnungen an Kunden zur Verbuchung zur Verfügung! Abrechnungen an Fahrer, Filialen, Eishäuser usw. werden nicht übergeleitet! Falls Sie das bisher anders gehandhabt haben, dann müssen Sie selbständige Filialen (= eigene Firma), die Sie bisher als „Filiale“ führten, nun als „Kunden“ führen. Zur Beachtung: eine von Ihnen belieferte Billa- oder Spar-Filiale ist ein „Kunde“ und natürlich keine eigene Filiale!
Diverse Einstellungen. In Datei … Diverse Einstellungen gibt es eine Registerkarte mit der Bezeichnung Finanzbuchhaltung. Dort sind je nach eingesetzter Buchhaltung bei der Einrichtung unterschiedliche Eingaben zu erledigen. In jedem Fall finden Sie die Eingabe-Bereiche für die Debitorenkonten und für die Erlöskonten.
Debitorenkonten („Kunden-Konten“). In jedem Kunden-Datensatz finden Sie das Debitoren-Konto rechts neben der Kunden-Adresse. Die Debitoren-Konten sind strikt numerisch. Es hängt von Ihrem Kontenrahmen ab, welches Format die Debitoren-Konten haben, 2nnnn oder 2nnnnn usw. Beachten Sie bitte, dass für eine Auswertung der Erlöse in der Buchhaltung auch eine Rechnung oder ein Lieferschein=Rechnung erforderlich ist! Daher: eigene Filialen und eigene Fahrverkäufer etc. erhalten von Ihnen in aller Regel keine Rechnungen. Daher müssen deren Umsätze händisch oder automatisch aus dem Kassensystem verbucht werden!
Erlöskonten. Zum Verbuchen von Rechnungen (= „Erlösen“) sind immer Erlöskonten nötig. In Bäckerei Plus! V2 sind die Erlöskontonummern immer numerisch und können von 1 – 999999 reichen. Den genauen Bereich definieren Sie in den Diversen Einstellungen. Jedem Erlöskonto ist ein MwSt-Satz zuzuordnen! Unter [Artikel] finden Sie im Menüpunkt K die Verwaltung der Erlöskonten. Wenn Sie die Rechnungen und Erlöse in die Finanzbuchhaltung überleiten wollen, so benötigen Sie mindestens ein Erlöskonto, vermutlich aber weit mehr für verschiedene Warengruppen und Kunden, also zB für Erlöse Filiale2 aus Kleingebäck (halber MwSt-Satz), für Erlöse Hauptgeschäft aus Schwarzbrot (halber MwSt-Satz), für Erlöse aller Geschäfte aus Handelswaren (normaler MwSt-Satz) usw.
Artikel-Erlösgruppen. Jeder Artikel wird einer Artikel-Erlösgruppe zugeordnet. Bäckerei Plus! V2 bietet bis zu 98 Artikel-Erlösgruppen! Die Artikel-Erlösgruppe 99 ist für die Erlöse aus Retouren-Begrenzung reserviert! Jede Artikel-Erlösgruppe ist einem MwSt-Satz zuzuordnen, denn auch die Erlöskonten sind einem MwSt-Satz zuzuordnen.
Kunden-Erlösgruppen. Jeder Kunde wird einer Kunden-Erlösgruppe zugeordnet. Bäckerei Plus! V2 bietet bis zu 99 Kunden-Erlösgruppen.
Tabelle der Kunden-Erlösgruppen und der Artikel-Erlösgruppen. Aus den Kunden-Erlösgruppen und Artikel-Erlösgruppen ergibt sich eine Tabelle, in die Sie die Erlöskonten eintragen können. Ein Beispiel: die Kontonummern haben das Format 4kkaa (kk = Kunden-Erlösgruppe, aa = Artikel-Erlösgruppe), die Kontonummern der Erlöskonten laufen in diesem Fall also von 40001 bis 49999
| Kunden-Erlösgruppe 1
Erlöse aus Gastronomie |
Kunden-Erlösgruppe 2
Erlöse Billa |
Kunden-Erlösgruppe 3
Erlöse SPAR |
Kunden-Erlösgruppe 4
Erlöse von Fleischereien |
Kunden-Erlösgruppe 5
Erlöse von Marktfahrern |
…. | Kunden-Erlösgruppe 99 – Erlöse Laufkundschaft | |
| Artikel-Erlösgruppe 1
Erlöse Schwarzbrot 10% |
40101 | 40201 | 40301 | 40401 | 40501 | …. | 49901 |
| Artikel-Erlösgruppe 2
Erlöse Weißbrot 10% |
40102 | 40202 | 40302 | 40402 | 40502 | … | 49902 |
| Artikel-Erlösgruppe 3
Erlöse Kleingebäck 10% |
40103 | 40203 | 40303 | 40403 | 40503 | … | 49903 |
| ….. | … | … | … | … | … | … | |
| Artikel-Erlösgruppe 75
Handelswaren 20% |
40175 | 40275 | 40375 | 40475 | 40575 | 49975 | |
| Artikel-Erlösgruppe 99
Erlöse aus Retouren-Begrenzung |
40199 | 40299 | 40399 | 40499 | 40599 | 49999 |
Die hier eingetragenen Konten sind nicht nur in Bäckerei Plus! V2 sondern auch in der Finanzbuchhaltung anzulegen!
Fakturenjournal. Im Fakturenjournal sind nur die max. 99 Artikel-Erlöse aus der dem Kunden zugeordneten Kunden-Erlösgruppe verspeichert, die anderen sind ja unnötig. Damit das Fakturenjournal auch extern auswertbar wird, werden bei der Rechnungslegung im Fakturenjournal auch die max. 99 Erlöskonten der Kunden-Erlösgruppe verspeichert. Sie erhalten im Fehler-Protokoll der Rechnungs-Erstellung (Rechnungen und Lieferscheine=Rechnungen) den Hinweis, dass der Eintrag eines Erlöskontos fehlte! Wenn Sie das Erlöskonto nicht nachtragen, werden Sie keine Überleitung in die Finanzbuchhaltung erstellen können!
Überleitung in die Finanzbuchhaltung. Die Überleitung aller Rechnungen in die Finanzbuchhaltung (Rechnungen .. U-Überleitung in die FiBu (RZL, BMD)) wird üblicherweise am Ende jedes Monats durchzuführen sein, darin sind dann die Umsätze aus allen im Zeitraum des Monats erstellten Rechnungen und Lieferscheine=Rechnungen. Dafür ist das Fakturen-Datum entscheidend. Das Fenster für die Überleitung erstellt eine Überleitungs-Datei nach der Norm der verwendeten / gewählten Finanzbuchhaltung. Sie können zwischen Einzel-Gegenbuchungen (Splitbuchungen) und Sammel-Gegenbuchung wählen. Die Einzel-Gegenbuchungen werden zwar eine große Zahl sein, aber wenn Ihr Finanzbuchhaltungs-Programm bzw Ihr Steuerberater das so will, kein Problem. Standard ist jedenfalls die Sammelgegenbuchung. Die Summe alle Erlöse eines Erlöskontos wird also in einer Buchungszeile verbucht.