Sie sind gesetzlich verpflichtet, eine regelmässige Sicherung der Daten von Bäckerei Plus! V2 durchzuführen!
Sie müssen für eine eventuelle Prüfung durch Ihr Finanzamt die Daten von Bäckerei Plus! V2 für die Dauer der Aufbewahrungszeit (Österreich: 7 Jahre) und bei laufenden Verfahren darüber hinaus zur Verfügung halten! Beachten Sie, dass Sie für den Fall eines Computer- oder Speicherplatten-Defekts ihre Daten benötigen, um mit einem neuen Computer / einer neuen Festplatte wieder von einem definierten Zeitpunkt weg nacharbeiten bzw weitermachen zu können. Beachten Sie, dass eine unterlassene Datensicherung, gelöschte oder durch Defekte verschwundene Daten zu empfindlichen finanziellen Einbussen führen können! Nicht nur, dass Sie Daten neu erfassen / anlegen müssen, auch eine Schätzung der Einkünfte durchs Finanzamt, Strafen für die Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht inklusive. Beachten Sie, dass Datensicherung Ihre ganz persönliche Aufgabe ist und dass Sie für die unterlassene Datensicherung niemandem anderen die Schuld geben können als sich selbst!
Sie können dem Datenverlust, verursacht durch eine defekte Festplatte, durch ein sogenanntes sogenanntes RAID1 oder RAID 5 System in Ihrem Computer vorbeugen. Beide Systeme erfordern mehr als eine Festplatte in Ihrem Computer und sollten nur durch Fachleute eingerichtet werden! Das schützt Sie zwar vor defekten Festplatten, dem häufigsten Fall des Datenverlustes, aber noch nicht vor Fehlern durch die Benutzer (irrtümliche Löschung von Daten oder schwer korrigierbareFehleingaben).
Was ist zu sichern?
Die Daten und eine Kopie von Bäckerei Plus! V2, sichern Sie also das Datenverzeichnis von Bäckerei Plus! V2 oder eine passende Schnellsicherung sowie das Programm-Verzeichnis von Bäckerei Plus! V2.
Wie ist zu sichern?
Dem Finanzamt ist das egal, das Stichwort dazu lautet „technologieneutral„. Auf gut Deutsch: Sie können sichern worauf Sie nur wollen, es muss aber sichergestellt sein, dass die Daten auch noch am Ende der Aufbewahrungsfrist vom Sicherungsmedium zu lesen sind und dem Prüfer vom Finanzamt vorgelegt werden können. Auch das technische Gerät und das Programm zum Betrachten der Daten muss noch vorhanden sein.
Also: sichern Sie nicht auf exotische Medien, für die es schon bald keine Lesemöglichkeit mehr gibt, sichern Sie auf Medien, deren Haltbarkeit die Aufbewahrungszeit deutlich übersteigt. Also: verwenden Sie keine Magnetbänder, keine Disketten, keine Speichersticks für die Datensicherung. Auch wiederbeschreibbare R/W-Medien (CDs, DVDs, Blue Ray Medien etc) sollten gemieden werden. Sieben Jahre sollten mit einmal-beschreibbaren Medien CD±R, DVD±R oder BD±R abgedeckt werden können. Informieren Sie sich zB hier: https://de.wikipedia.org/wiki/Langzeitarchivierung
Die Archivierung von Belegen (Daten) hat zeitnah zu erfolgen!
Datensicherung einmal im Monat ist sicher zu wenig! Einmal pro Woche ist angemessen, eine tägliche Datensicherung nach Arbeitsende wäre optimal.
Die Archivierung muss die Unveränderbarkeit der Daten sicherstellen!
Nur ein Einmal-Medium erfüllt diese Voraussetzung! Also zB CD±R, DVD±R oder BD±R. Andere Speicherformen sind ohnehin nicht für 7 Jahre+ geeignet.
Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren!
Sie müssen auf einem Blatt Papier festlegen, wann und worauf in Ihrem Betrieb Daten gesichert werden. Also zB jeden Mittwoch um 17 Uhr auf eine CD-R, die mit Datum und Sicherungsgegenstand mit einem weichen Filzstift zu beschriften ist. zB „Sicherung BackPlus! V2 vom 17.10.2016“
Wie sind die Sicherungsmedien aufzubewahren?
Natürlich so, dass sie nicht „verschwinden“ können, also am besten in einem brandsicheren, abschließbaren Behältnis. Achtung! Beschriebene CDs, DVDs oder BDs dürfen weder hohen noch tiefen Temperaturen ausgesetzt werden, dürfen nicht für längere Zeit im Sonnenlicht herumliegen und müssen durch eine Hülle vor dem Zerkratzen geschützt werden. Ab und zu sollten Sie eine extra Sicherungskopie in einer vom Büro getrennten Baulichkeit aufbewahren.