Erfassung der LS-Zeilen: Solange Sie sich noch in der Kunden-Tabelle zum Zwecke der Kundenauswahl bewegen, können Sie mit Drücken der Enter-Taste direkt in das Feld ArtNr. gelangen. Mit der Esc-Taste kommen Sie von jedem Platz im Fenster der LS-Erfassung direkt in dieses Feld.
Sie befinden sich nun in der Eingabe-Zeile. Die Eingabe-Zeile ist ein Merkmal aller Bäckerei-Programme vom Systemhaus Predl und hat sich sehr bewährt! Nicht nur, daß sie viele ergonomische Vorteile bietet, sie bietet auch große Vorteile bei der Geschwindigkeit der LS-Erfassung. Ein Zeitvorteil, den Sie nutzen sollten! Es wird dringendst angeraten, für die Eingabe der LS-Zeilen unbedingt die rechts außen an der Computer-Tastatur liegende Zehnertastatur zu verwenden und per „Num“ zu aktivieren. Wenn der Computer eingeschaltet wird, so sollten die Ziffern auf der Zehnertastatur automatisch aktiviert sein und das „Num“-Lämpchen sollte leuchten! Dieses Verhalten kann im BIOS des Computers eingestellt werden. Sollten Sie dies nicht selbst können, so sollten Sie irgendwann einen „Spezialisten“ für diese 5 Minuten-Aktion beiziehen. Zwischenzeitlich müssen Sie eben nach dem Einschalten des Computers die „Num“-Taste auf der Zehnertastatur einmal antippen. So geht’s auch.
ArtNr.: Hier wird die Artikelnummer des nächsten Artikels eingegeben. Die Artikel wurden ja in der Artikel-Erfassung angelegt und haben eine Nummer zwischen 1 und 999999. Es ist dringendst anzuraten, sich nicht grundlos besonders lange Artikelnummern einfallen zu lassen! Wer für die häufigsten Produkte nicht besonders kurze Artikelnummern verwendet hat, der wird mit zusätzlichen und unnötigen Tastenanschlägen „belohnt“. Geben Sie hier also die Artikelnummer ein und schließen Sie mit der Enter-Taste ab. War die Nummer richtig, so wird im Feld Art.-Bezeichnung die Bezeichnung des Artikels angezeigt, im Feld Preis wird der für diesen Kunden und Artikel der im Artikelsatz verspeicherte Preis aus der Preisliste des Kunden angezeigt. Das Feld ErSp (=“EndRabatt-Sperre“) wird aus der gleichen Preisliste geholt. Nach erfolgreicher Artikelnummern-Eingabe stehen wir also im Feld Lieferm. (=“Liefermenge“).
Sollte die Artikelnummer falsch gewesen sein, so wird die Eingabe im Feld ArtNr. gelöscht und die Eingabe dorthin platziert. Wie Sie sicher schon bemerkt haben, werden die aktiven Eingabe-Felder in Bäckerei Plus! knallgelb angezeigt und bieten damit eine gewisse Orientierungshilfe für das in grafischen Benutzeroberflächen (z.B. „Windows“) übliche Spiel „Wo bin ich?“. Sie können nun den links vom ArtNr-Feld befindlichen Knopf (?) benützen, um den gewünschten Artikel zu finden. Da macht sich dann ein Fenster auf, das Ihnen die alfabetische oder nummernmäßige Suche des Artikels ermöglicht. Ist der Artikel dort gefunden, so wird darauf doppel-geklickt oder die OK-Taste gedrückt und automatisch wird die Artikelnummer eingefügt, bestätigt und der Cursor (das ist der vertikale Strich | in den Eingabe-Feldern) in das Feld Lieferm. gebracht. Ziemlich komfortabel.
Lieferm.: Dieses Eingabefeld ist dazu bestimmt, die Bestellmenge, das ist in Bäckerei Plus! eben auch die Liefermenge, aufzunehmen. Mit Pfeil-hinauf kommen Sie ins Feld für die Artikelbezeichnung, mit Enter ins nächste Feld, die Retourmenge. Mit Alt-P kommen Sie ins Preis-Eingabefeld und von dort per Enter-Taste über die ErSp-Checkbox wieder zurück zur Liefermenge.
Retourm.: Dieses Eingabefeld nimmt die letzte oder heutige Retourmenge auf. Wie Sie dieses Feld verwenden, hängt von der grundsätzlichen Organisation Ihres Betriebes ab und wird im Schulungsteil (Hilfe) von Bäckerei Plus! ausführlich diskutiert. Mit der Enter-Taste beenden Sie die Eingabezeile, die Daten werden verspeichert und eine neue Zeile wird in der LS-Zeilen-Tabelle angezeigt.
Art.-Bezeichnung: Mit der Taste Pfeil-hinauf kommen Sie vom Feld Lieferm. zurück in dieses Feld. Natürlich könnten Sie auch die Maus benutzen, es ist aber davon abzuraten, da das Umgreifen zwischen Tastatur und Maus unpraktisch, unbequem und ermüdend ist. Die Artikelbezeichnung ist grundsätzlich für jeden Artikel überschreibbar! Das ist sehr, sehr praktisch, da auch der Preis überschreibbar ist, dennoch ist diese Eigenschaft des Programmes mit Bedacht und Sparsamkeit zu verwenden!
Preis: Normalerweise sollte man, um die Flüssigkeit der Arbeit mit dem Programm nicht zu behindern, für alle Kunden die richtigen Preise in den 20 verfügbaren Preislisten des Programmes bereits vorab eingeben, sodaß bei der LS-Erfassung ganz automatisch die richtigen Preise für den richtigen Kunden verwendet werden.
ErSp: bedeutet „Endrabatt-Sperre“. Ein x in diesem Kästchen bedeutet, daß diese Lieferschein-Zeile auf der Rechnung nicht dem Endrabatt des Kunden unterworfen wird. Das gilt natürlich nur für den Fall, daß dieser Kunde auch einen Endrabatt hat. Hat der Kunde keinen Endrabatt zugeordnet, dann ist dieses Kästchen für seine Rechnung natürlich ohne Bedeutung!
überschriebenen Preis in der Artikeldatei verspeichern?
Beim Verlassen des Feldes Endrabatt-Sperre kommt ein kleines Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie den gerade überschriebenen Preis in der Artikeldatei in der Preisliste des gerade im Zugriff befindlichen Kunden abspeichern wollen. Damit erspart man sich eine Menge Arbeit. Beachten Sie jedoch den Text am Fenster und überschreiben Sie nicht damit unwillkürlich den Preis auch für andere Kunden!!
Liefer- und Retourmengen in der Tabelle erfassen
Sie können direkt in die Tabelle des Lieferscheines klicken und Liefer- und Retourmengen erfassen, ähnlich wie Sie das bei Postleitzahlen oder Kundengruppen schon getan haben. Diese Art der Erfassung geht besonders schnell – WENN Sie das Artikel-Sortiment des Kunden schon in den Standard-Bestellungen erfaßt haben. Lesen Sie, was wir im Vorführ-Video dazu zu sagen hatten:
Wie schon erwähnt, gibt es in den „Diversen Einstellungen“ zwei wichtige Einstellungen für die Lieferschein-Erfassung. Damit können Sie Ihre Ablauf-Organisation im Programm abbilden.
Erstens können Sie wählen, ob Sie Nullmengen-Zeilen im Lieferschein zulassen wollen. Nullmengen-Zeilen sind Bestellzeilen, bei denen sowohl die Bestellmenge wie auch die Retourmenge gleich Null sind. Wenn hier kein Kreuzchen drin ist, dann werden alle Zeilen mit Bestell- und Liefermenge gleich Null automatisch aus dem Lieferschein gelöscht. Es wird auf diese Weise verhindert, daß auf den gedruckten Lieferscheinen Artikel ohne Mengen aufscheinen.
Wenn Sie hier ein Kreuzchen hereinklicken, dann kann es im Lieferschein Zeilen geben, bei denen beide Mengen Null sind. Das wiederum ist sehr praktisch, wenn Sie auf den Lieferscheinen sehr wohl Nullmengen drauf haben wollen, das zum Beispiel dann, wenn Sie zum Kunden ins Geschäft liefern, ohne eine konkrete Bestellung zu haben, diese Bestellung erst bei der Lieferung erfahren oder gar selbst die Regale des Kunden betreuen. In diesen Fällen druckt Bäckerei Plus! Lieferscheine, die an Stelle der Nullmengen Linien besitzen. Sie können die tatsächlich gelieferten Mengen dort eintragen. Wenn Sie nach Hause gekommen sind, dann übertragen Sie diese tatsächlichen Liefer- und Retourmengen von den handschriftlich ausgefüllten Lieferscheinen in den entsprechenden Lieferschein. Ob Sie nun diesen Lieferschein ausdrucken und quasi als Bestätigung, daß der Eintrag erfolgt ist, dem Kunden aushändigen oder ob Sie dies erst am Fakturen-Perioden-Ende mittels Rechnung oder Aufstellung tun, bleibt Ihnen bzw. den Wünschen Ihres Kunden überlassen.
(Bild: Lieferschein-Erfassung)
Hier spielt auch eine Eigenschaft von Bäckerei Plus! herein, die Ihnen sehr gelegen kommen kann: In Bäckerei Plus! können Sie die Mengen direkt im Lieferschein erfassen! Klicken Sie dazu die Zeile an, die Sie ändern wollen. Ändern Sie die jeweilige Menge und schließen Sie mit der Pfeil-hinunter- oder Pfeil-hinauf-Taste ab. Die Tab-Taste oder die Enter-Taste bringen Sie in die nächste Spalte bzw. von da in die nächste Zeile. Sie ersparen sich also die Artikelnummern-Eingabe! Achtung! Sie können hier keine neuen Lieferschein-Zeilen erfassen, dazu müssen Sie mit der Escape-Taste hinunter in die Erfassungszeile!
(Bild: Diverse Einstellungen)
Weiters können Sie in den Diversen Einstellungen wählen, ob Sie aus den Standard-Bestellungen auch die Artikelzeilen mit Bestellmengen gleich Null übernehmen wollen, oder ob gleich alle Nullmengen weggelassen werden sollen. Im Falle, daß Sie bei Vorliegen einer Standard-Bestellung nicht mit Ihrem Kunden in telefonischen Kontakt treten wollen, werden Sie wahrscheinlich auf die Übernahme von Nullmengen verzichten. Wenn Sie aber diese Standard-Bestellung nur als Anhaltspunkt für das Telefonat nehmen wollen, so werden Sie wahrscheinlich auch die Nullmengen übernehmen wollen, um die Artikel, die der Kunde so hat, am Telefon abfragen zu können. Beim Telefonat wird Ihnen wiederum die Erfassung der Bestellmengen direkt in der Lieferschein-Tabelle hilfreich sein!
(Bild: Lieferschein-Erfassung)
Ebenfalls neu eingeführt haben wir die kleine Schaltfläche [CL], hier rechts unten im Fenster für die Lieferschein-Erfassung! Mit Klick auf diese Schaltfläche entfernen Sie alle Lieferschein-Zeilen mit Bestell- und Retourmenge gleich Null. Das ist recht praktisch, wenn Sie zwar hausintern mit Nullmengen arbeiten, aber nur „gesäuberte“ Lieferscheine drucken und weiterverarbeiten wollen.
Haben Sie Fragen? Stellen Sie diese am Forum, per e-mail oder per Fax!
So geht´s:
Änderung einer bereits erfaßten LS-Zeile: Sie geben nur die Artikelnummer eines bereits im LS stehenden Artikels ein und bekommen die bereits vorhandenen Daten in der Eingabe-Zeile vorgeschlagen – auch mit Preis, den Sie eventuell händisch überschrieben haben. Sie haben nun die Möglichkeit, die dargestellten Mengen zu überschreiben und die Zeile wieder zu verspeichern!
Die Artikelbezeichnung überschreiben: Sie können die Artikelbezeichnung in der Eingabe-Zeile überschreiben! Statt also die ganze Molkerei-Preisliste anlegen zu müssen, weil Sie hie und da Molkerei-Artikel mitliefern, ist es viel einfacher einen einzigen (oder auch mehrere) Artikel mit dem Namen „diverse Molkereiprodukte“ anzulegen – keinen Preis, dann besteht das System auf einer Preiseingabe! Bei Bedarf überschreiben Sie dann eben die Bezeichnung mit (zB) „Emmentaler“ und setzen, wenn Sie zum Preisfeld geführt werden, dort den richtigen Preis bzw. auch die Endrabatt-Sperre ein.
Lieferscheine noch schneller erfassen durch gezielte Wahl der zu erfassenden Mengen-Spalten: Vom Öffnen des LS-Erfassungs-Fensters her ist immer das erste Kästchen aktiviert – Sie müssen in der Eingabe-Zeile also immer beide Spalten mit der Enter-Taste bestätigen. Schneller geht’s, wenn Sie wissen, daß Sie nur Liefermengen oder nur Retourmengen erfassen werden. Klicken Sie ganz einfach auf die gewünschte Spalte oder – das ist auch möglich, tippen Sie Alt-M, und bewegen mit der Pfeil-hinunter-Taste das x um eine Zeile tiefer. Nachteil: wenn Sie Retourmengen erfassen wollen, so müssen Sie 2x die Alt-M-Tastenkombination drücken, da geht’s mit der Maus schneller.
Mehrere Lieferscheine für einen Kunden am gleichen Tag?
Insgesamt kann jeder Kunde in Bäckerei Plus! maximal 4 Lieferscheine pro Tag erhalten! Sie verwenden zur Auswahl der Lieferscheine bei eingestelltem LS-Kunden und LS-Tag die 4 grauen Knöpfe – draufklicken und schon ist ein anderer Lieferschein eingestellt. Jeder dieser Lieferscheine ist unabhängig von den anderen Lieferscheinen. Beachten Sie bitte auch die Schriftfarbe der vier Knöpfe! Grün ist die Lieferschein-Nummer, die Sie eben erfassen. Rot sind vorhandene, aber nicht angezeigte Lieferscheine, schwarz sind nicht vorhandene Lieferscheine, die Sie noch verwenden können. Die in großer Schrift angezeigte Lieferschein-Nummer ist jene, die gerade angezeigt bzw. bearbeitet wird. Über der Taste 4 befindet sich ein kleines Feld, in dem ein Drucker-Symbol erscheinen wird, wenn der angezeigte Lieferschein schon einmal gedruckt worden ist. Selbstverständlich sind die Lieferscheine per Kurzwahltasten Alt-1 bis Alt-4 ebenfalls erreichbar!
Kann man sehen, ob und wie ein Lieferschein schon verrechnet wurde?
Ja, selbstverständlich. Bäckerei Plus! kann zwei verschiedene Belege anfertigen: Sofortrechnungen und Sammelrechnungen. Der obere Ausschnitt zeigt, daß dieser Lieferschein als „LS=Rechnung“ (=Sofortrechnung) Nr. 57 am 18.12.2001 verrechnet wurde. Der untere Ausschnitt zeigt, daß ein Lieferschein, wahrscheinlich zusammen mit anderen, mit der Sammelrechnung Nr. 59 am 18.12.2001 verrechnet wurde. Es ist auch zu sehen, daß der Abrechnungszeitraum vom 18.12. bis 18.12.2001 lief, also nur mehrere Lieferscheine eines einzelnen Tages zusammenfaßte. Letztlich könnten Sie auch noch einen dritten Eintrag sehen, einen LS, der zwar verrechnet worden war (ReNr 60 vom 11.11.2001), dessen Rechnung aber später storniert wurde!
Individuelle Texte am Lieferschein
Jeder Kunde hat einen sogenannten Lieferschein-Text zugeordnet (siehe Kundenverwaltung). Der LS-Text wird am unteren Ende des Lieferscheins angedruckt und es kann selbstverständlich mehreren Kunden der gleiche LS-Text zugeordnet werden. Der LS-Text eignet sich also prima für Werbetexte, Ankündigungen von Aktionen, Feiertagswünschen etc.
Was aber, wenn wir einem bestimmten Lieferschein einmalig eine Mitteilung mitgeben wollen? „Wir liefern die ausständigen 100 Krapfen am nachmittag!“ Solche oder ähnliche Info-Texte können mit dem unten am LS-Erfassungsfenster befindlichen Info-Text-Feld erfaßt und verspeichert werden. Info-Texte erscheinen oben am gedruckten Lieferschein, nach dem Druck der Überschriftszeile für den Artikelblock und noch vor den einzelnen Artikeln. Dieser Info-Text wird mit Verlassen des Feldes automatisch gespeichert!