Mit dem Programmteil „Rechnungs-Formulare beschreiben“ können Sie das Aussehen Ihrer Rechnungen selbst bestimmen. Selbstverständlich nur in den Grenzen des allgemein vorgegebenen Formularaufbaus, aber immerhin genug, um Ihre Rechnungen völlig anders aussehen zu lassen als jene einer anderen Bäckerei. Lesen Sie dazu auch die Informationen zum Drucken mit Bäckerei Plus!
Die Taste „Kopieren!“ ermöglicht es Ihnen, exakt alle Eingaben vom Lieferschein-Formular ins Rechnungs-Formular zu bringen!
Re-Kopf Aufbau: Es stehen Ihnen fünf verschiedene Möglichkeiten der Darstellung des Kopfes zur Verfügung:
1 – Kein Bild, nur die 6 Textzeilen in Blattmitte
Der Rechnungskopf besteht nur aus den sechs Textzeilen, die im Programmteil 2-1 „Kopftexte für Lieferscheine und Rechnungen“ eingegeben wurde. Diese sechs Zeilen werden aufs Blatt zentriert angedruckt. Schriftart, Schriftgröße und Schriftcharakter dieser Zeilen richten sich nach den auf diesem Fenster festgelegten Eigenschaften.
2 – Bild links + Textzeilen rechts davon, mittig
Das im nächsten Eingabefeld festzulegende Bild wird links angedruckt, rechts davon die 6 Textzeilen.
3 – Textzeilen links, mittig + Bild rechts davon
Das im nächsten Eingabefeld festzulegende Bild wird rechts angedruckt, links davon die 6 Textzeilen.
4 – Nur Bild in Blattmitte, kein Text
Das im nächsten Eingabefeld festzulegende Bild wird mittig angedruckt – kein Text
5 – Keine Textzeilen, kein Bild drucken
Um die Verwendung eigener Rechnungs-Formulare mit vorgedrucktem Formularkopf zu ermöglichen, wählen Sie diesen Punkt. Der Raum bis zur ersten Kundenadress-Zeile bleibt dann frei!
Bilddatei Re-Kopf: Wenn Sie einen Rechnungskopf Aufbau mit einem Bild gewählt haben, dann ist im Eingabefeld „Bilddatei“ der Name der zu verwendenden Bilddatei anzugeben! Geben Sie das Verzeichnis bzw. den Dateinamen des Bildes direkt ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche [….] rechts neben dem Eingabe-Feld und wählen das irgendwo auf Ihrer Festplatte befindliche Bild mittels eines Standard-Windows Auswahlfensters an. Der Pfad samt Dateiname darf die Länge von 70 Zeichen nicht überschreiten! Wir möchten Ihnen aber dringend vorschlagen, dieses Bild in das Unterverzeichnis von Bäckerei Plus! zu kopieren und hier diesen Platz anzugeben! Warum? Erstens sichern Sie dieses Bild bei der Datensicherung automatisch mit, zweitens kann es mit dem Löschen eines fremden Verzeichnisses oder mit der „Wanderung“ auf einen anderen Computer garantiert nicht mehr verloren gehen.
Für Testzwecke kommen das „Körbchen“ (KORB.JPG) sowie der „junge Bäcker“ (BClip.jpg) aus den Fenstern von Bäckerei Plus! mit, es ist aber sehr anzuraten, später ein eigenständiges Bild oder Logo zu verwenden! Verwenden Sie bevorzugt Bilddateien mit der Endung .jpg, diese sind sehr flexibel einzusetzen. Verwenden Sie unter gar keinen Umständen eine Bilddatei mit einer anderen Endung als einer der drei am Fenster angegebenen! (.JPG, .BMP oder .GIF) Achtung! Wenn Sie sich ein Bild anfertigen lassen, zB von einem Grafiker, so ist a) auf das Verhältnis von Höhe zu Breite zu achten und b) sollte die Ausgangsgröße in keiner Dimension (Höhe oder Breite) die hier gewählte Bildgröße übersteigen. Letzteres ist mittels eine x-beliebigen Grafik-Programmes aber in Minutenschnelle zu „reparieren“.
Bildhöhe + Bildbreite: Hier geben Sie die für das Bild am Papier reservierte Fläche in Millimetern x Millimeter an. Innerhalb dieser Fläche wird das gewählte Bild „homothetisch“ (Erklärung ein paar Zeilen tiefer) dargestellt.
nach unten: Hier geben Sie an, um wieviele Millimeter Sie den oberen Rand des Bildes nach unten schieben wollen, die Fläche des Bildes haben Sie ja mit den beiden Eingaben „Bildhöhe“ und „Bildbreite“ festgelegt.
Achtung! Alle Bilder werden auf den Formularen „homothetisch“ dargestellt! Das heißt, das Bild überschreitet in keinem Falle die von Ihnen mit Höhe und Breite angegebene Fläche und wird maßstabsgerecht vergrößert bzw. verkleinert, bis eine der Bildkanten die Höhe oder die Breite vollständig füllt. Damit wird sichergestellt, daß das Bild nicht verzerrt wird und richtig wiedergegeben werden kann! Das Programm orientiert sich beim Kopf-Aufbau 2+3 dann an der tatsächlich resultierenden Breite des Bildes um die 6 Kopftextzeilen mittig links oder rechts in den verbliebenen Platz zu setzen! Wer kleine Rechnungs-Formulare (zB A5) verwendet, der wird auch eine kleine Fläche für die Grafik wählen, damit nicht zu viel Platz des Rechnung durch die Grafik verschwendet wird.
Erste Kopfzeile um mm nach unten. Um eine optisch gut ausgewogene Darstellung zu erhalten, können Sie den Kopftext mit Ihrem Namen, Anschrift etc. um einige Millimeter nach unten setzen. Ausprobieren.
Schrift für die ersten drei Kopfzeilen. Als nächstes können Schriftgröße, Schriftart und die Eigenschaften fett und kursiv für die ersten drei Zeilen des Kopftextes ausgewählt werden. Die Schaltfläche [….] rechts neben der Schriftart öffnet für Sie ein Auswahlfenster, mit dem Sie eine der auf Ihrem Computer installierten Schriftarten auswählen können. Sie sehen dort auch, wie diese Schriftart mit den gewählten Attributen fett bzw. kursiv am Formular aussehen wird.
Schrift für die letzten drei Kopfzeilen. Als nächstes können Schriftgröße, Schriftart und die Eigenschaften fett und kursiv für die letzten drei Zeilen des Kopftextes ausgewählt werden. Die Schaltfläche [….] rechts neben der Schriftart öffnet für Sie ein Auswahlfenster, mit dem Sie eine der auf Ihrem Computer installierten Schriftarten auswählen können. Sie sehen dort auch, wie diese Schriftart mit den gewählten Attributen fett bzw. kursiv am Formular aussehen wird.
Schrift bzw. Position und Einzug für die Kundenadresse. Es ist mit den nun bekannten Mitteln die Schriftart und Schriftgröße für den Andruck der Kundenadresse zu wählen. „Kursiv“ wurde nicht vorgesehen, weil dies ein für eine Adresse eher unübliches Bild ergibt. Achtung! Wenn Sie Belege mit der Post im Fensterkuvert versenden wollen, so ist eine serifenlose Schrift, also zB Arial,Helvetica, Swiss, etc. zu wählen! Mit „mm von oben“ legen Sie fest, wo die erste Zeile der Kundenadresse, vom oberen Rand des Blattes (DIN A4 oder A5) her angedruckt werden soll. Mittels der Eingabe „mm von links“ setzen Sie den linken Rand der Kundenadresse. Wenn Sie Kuverts mit linkem Fenster verwenden, so können Sie mittels Schriftgröße, Positionierung von oben und von links die Adresse haargenau ins Fenster des Kuverts setzen. Das gleiche gilt für die nächste Eingabe „mm von rechts„, diese ist für Kuverts mit rechtem Fenster gedacht. Es sind hier die Millimeter vom rechten Rand her anzugeben! Bedenken Sie, da ja Bäckerei Plus! unterschiedliche Papierformate für die Rechnungen verarbeiten kann, bezieht sich diese Angabe nur auf das von Ihnen verwendete Papier! In der Kundendatei-Verwaltung kann dann für jeden Kunden(!) angegeben werden, ob die Rechnungsadresse rechts sitzen soll und ob die Rechnung im Querformat bedruckt werden soll.
Information: Die Rechnungsnummer und das Wort „Rechnung“ oder „Abrechnung“ werden in der gleichen Schriftgrösse wie die Kundenadresse angedruckt!
Schrift für die Rechnungszeilen. Hier können Sie die Lesbarkeit der Rechnungs-Zeilen durch Ihre Wahl von Schriftart und Schriftgröße bestimmen. Allerdings: Je größer die Schrift der Zeilen um so weniger Rechnungs-Zeilen werden auf ein Blatt passen bzw. auch horizontal nicht mehr passen. Sie sollten also „kompromißfähig“ sein. Zusätzlich können Sie den vertikalen Abstand der Rechnungs-Zeilen durch eine Eingabe erhöhen. Wenn Sie also eine relativ kleine Schriftgröße verwendet haben, so erhöht sich die Lesbarkeit der Rechnung durch ein paar zusätzliche Zehntel Millimeter enorm! Die checkbox „Zeilenfinder“ können Sie anklicken, dann wird über jede Artikelzeile ein Zeilenfinder in der daneben definierbaren Farbe gedruckt. Auf Laserdruckern wird das selbstverständlich immer „grau“ sein, auf Farbdruckern sind zB zartgrüne oder andersfarbige Zeilenfinder möglich. Die Schriftfarbe der Rechnungen, außer einer eventuell farbigen Grafik, bleibt auf allen Druckern immer schwarz!
Schrift für die Informationstexte. Auf Lieferscheinen bzw. auch auf den Rechnungen gibt es zwei mögliche Textblöcke variabler Länge zu drucken – falls Sie dort Text eingegeben haben. Einmal ein Info-Text, der individuell für die einzelne Rechnung gilt und andererseits einen am unteren Rande der Rechnung angedruckten „Rechnungs-Text“, der hauptsächlich, aber nicht nur, für die Aufnahme von allgemeinen Werbe- und Informationstexten gedacht ist. Es sind bis zu 999 solche verspeicherbaren Rechnungs-Texte in Bäckerei Plus! möglich, Sie könnten im Extremfalle damit also jedem Ihrer Kunden einen eigenen, nur für ihn bestimmten Rechnungs-Text auf seine Rechnungen aufdrucken lassen! Flexibilität über alles! Für die Rechnungs-Texte ist nur Schriftart und Schriftgröße festlegbar, was ausreichend sein sollte. Wenn Sie die Schrift etwas stärker haben wollen, dann müssen Sie eben eine etwas „fetter“ wirkende Schriftart aussuchen.
Als Information zeigen wir Ihnen über der „OK“-Schaltfläche den gewählten Drucker und das in diesem Druckertreiber eingestellte Papierformat.
Tipp: Testen Sie die Darstellung Ihres Formulars über die violette Vorschau-Taste [Vorschau!] des Sammelrechnungs-Drucks für einen Kunden in 7-Rechnungen … 2-Vorschau einer Sammelrechnung für einen Kunden. Kommen Sie dann hierher zurück, um Änderungen anzubringen etc.